Защо вашето предприятие се нуждае от информационна система за управление на човешки ресурси - открийте 25 предимства

В днешния забързан бизнес свят, малките и средни предприятия (МСП) са изправени пред множество предизвикателства при ефективното управление на своите човешки ресурси.

В днешния забързан бизнес свят, малките и средни предприятия (МСП) са изправени пред множество предизвикателства при ефективното управление на своите човешки ресурси. С разрастването на тези предприятия нараства и сложността на управлението на тяхната работна сила. Това е мястото, където информационната система за човешки ресурси (HRIS) може да изиграе ключова роля. В тази статия нашите HRIS гурута в HR Omni  ще разгледат причините, поради които вашето предприятие се нуждае от HRIS и ще покаже част от безбройните предимства, които може да предложи.

Защо вашето МСП се нуждае от информационна система за управление на човешките ресурси  

Сега нека разгледаме 25 причини поради, които вашето МСП в България или, която и да е друга страна в световен мащаб трябва да инвестира в HRIS:

1. Подобрена ефективност и точност  

В дигиталната ера, бързината и прецизността са от първостепенно значение в процесите свързани с човешки ресурси. Без HRIS, задачи като проследяване на присъствието на служителите, обработка на заплати и управление на ресурсите могат да отнемат невероятно много време и са отворени към грешки. Възможностите за автоматизация на HRIS елиминират ръчното въвеждане на данни и намаляват риска от скъпи грешки. Тази новооткрита ефективност не само спестява време, но и подобрява цялостното качество на HR процесите.

2. Подобрено набиране и въвеждане на служители  

Привличането и задържането на най-добрите таланти е постоянно предизвикателство за малките и средни играчи, които се конкурират с по-големите корпорации. HRIS може да изравни условията за игра, като предлага комплексни инструменти за набиране и адаптация. Той позволява на отдел човешки ресурси да създават подробни обяви за работа, лесно да пресяват кандидатурите и да координират безпроблемно интервютата. Освен това системата може да автоматизира целия процес по въвеждане, от изпращане на писма с оферти за работа до предоставяне на обучителни материали. Това гарантира, че новите служители бързо стават продуктивни и част от организацията.

3. Съответствие и репорти  

Навигирането в сложната мрежа от трудови закони и разпоредби може да бъде непосилно за малкия и среден бизнес.

HRIS действа като доверен партньор за спазване на правилата, като автоматично актуализира процесите при промяна на законодателството.

Той подпомага спазването на данъчното законодателство, проследява сертификати и лицензи и генерира отчети, необходими за одити. Това не само намалява риска от глоби, но и вдъхва увереност на служителите, че правата им се спазват, допринасяйки за хармонична работна среда.

4. Вземане на решения, базирани на данни  

Данните често се наричат ​​новият петрол, а HRIS е вашата рафинерия. Той събира и анализира данни за ефективността на служителите, текучеството, отсъствията и др. Това изобилие от информация ви позволява да идентифицирате тенденциите, да вземате информирани решения и да коригирате съответно стратегиите, които прилагате. Например, ако данните показват, че определени отдели имат по-високи нива на текучество, можете да направите по-задълбочен анализ, за да разкриете първопричините и да приложите целеви решения. Този основан на данни подход, може да доведе до повишена производителност, спестяване на разходи и по-ангажирана работна сила.

5. Самообслужване от страна на служителите  

Способността служителите да управляват своята информация, свързана с човешките ресурси, е ценна характеристика на HRIS. Чрез порталите за самообслужване, служителите могат да актуализират лична информация, да преглеждат фишове за заплати, да поискат отпуск и да имат достъп до фирмените политики, когато им е удобно. Това не само дава свобода на служителите, но и облекчава административното натоварване на отдел човешки ресурси. Това е печеливша стратегия, която води до по-голямо удовлетворение от работата сред вашия екип и повишена ефективност във вашия отдел по човешки ресурси.

6. Възможност за растеж  

Малките и средни предприятия се стремят да растат и докато го правят, техните нужди от човешки ресурси се развиват. HRIS е проектиран да расте с вашия бизнес. Независимо дали отваряте нови клонове, наемате повече персонал или се разширявате на нови пазари, вашият HRIS може да се адаптира, за да поеме безпроблемно тези промени. Това гарантира, че вашите HR процеси остават ефективни дори по време на периоди на бърз растеж или трансформация.

7. Спестяване на разходи  

Първоначалната инвестиция в HRIS може да даде пауза на някои МСП, но е важно да се гледа на нея като на дългосрочна стратегическа инвестиция. Икономиите, които генерира с течение на времето, са значителни. Чрез автоматизиране на повтарящи се задачи, намаляване на грешките и оптимизиране на процесите, HRIS може значително да намали оперативните разходи. Освен това, той ви позволява да управлявате вашата работна сила по-ефективно, като гарантира, че нямате нито излишък, нито недостиг, което може да доведе до значителни икономии в дългосрочен план.

8. Ангажираност и задържане на служителите  

Ангажираните служители са по-продуктивни, иновативни и лоялни. HRIS може да помогне за измерване на удовлетвореността на служителите чрез проучвания и механизми за обратна връзка. Въоръжени с тези данни можете да идентифицирате области, в които са необходими подобрения, и да предприемете проактивни стъпки за повишаване на ангажираността на служителите. Освен това, чрез проследяване на показателите за ефективност, можете да възнаградите високоефективните служители по подходящ начин, което може да доведе до повишено удовлетворение от работата и намалено текучество.

9. Подобрена сигурност и поверителност на данните  

Системите HRIS са проектирани със стабилни функции за сигурност за защита на чувствителната информация на служителите. Това включва криптиране, контрол на достъпа и редовни актуализации на защитата. Като защитава данните на служителите, системата за управление на човешки ресурси ви помага да спазвате разпоредбите за поверителност на данните като GDPR, увеличавайки доверието сред вашите служители.

10. Администриране на допълнителни бонуси  

Управлението на допълнителни бонуси като допълнително здравно осигуряване, доброволни пенсионни планове и политики за отпуск може да бъде сложно. HRIS рационализира администрирането на допълнителните бонуси, като улеснява проследяването на вноските и възможността да се предоставя на служителите информацията, от която се нуждаят, за да вземат по-информирани решения относно техните допълнителни възнаграждения.

11. Работа от разстояние  

В днешната гъвкава работна среда HRIS е съвместим с дистанционна работа, като позволява на служителите да имат достъп до HR услуги и информация отвсякъде. Това удобство подобрява изживяването на служителите и гарантира, че отдалечените работници имат същия достъп до информация като тези в офиса.

12. По-добро планиране на приемствеността  

Планирането е от решаващо значение за МСП, за да се осигури плавен преход, когато ключови служители се пенсионират или напуснат. HRIS може да помогне за идентифициране на потенциални наследници в рамките на организацията чрез проследяване на уменията на служителите, представянето и кариерното им развитие. Този проактивен подход свежда до минимум смущенията, особено при критични длъжности.

13. Подобрен анализ и предсказуема информация  

Усъвършенстваните HRIS системи предлагат възможности за анализ и прогнозно моделиране. Чрез анализиране на исторически данни за човешките ресурси можете да правите прогнози за бъдещи нужди от работна сила, което ви помага да адресирате проактивно проблеми като недостиг на таланти или рискове от текучество.

14. Подобрена комуникация на служителите  

HRIS системите често включват инструменти за комуникация като вътрешни съобщения и известия. Това улеснява по-добрата комуникация между отдела за човешки ресурси и служителите, като гарантира, че важни съобщения, актуализации на политики и напомняния достигат ефективно до всички в организацията.

15. Зелени инициативи  

Преминаването към безхартиен HR процес с HRIS е в съответствие с целите за устойчивост. Намалява необходимостта от физическа документация, като допринася за по-екологично работно място и потенциално намалява разходите, свързани с хартия и печат. Можете също да прочетете нашата статия за Екологичен софтуер за управление на човешки ресурси, за да разберете как ние допринасяме за това.

16. Интеграция с други системи  

Много HRIS решения предлагат възможности за интеграция с други бизнес системи като счетоводен софтуер или системи за отчитане на работното време. Тази интеграция рационализира потока от данни между отделите, намалявайки ръчното въвеждане на данни и грешките.

17. Подобрено обучение и развитие  

HRIS може да помогне при планирането и проследяването на програми за обучение и развитие на служителите. Той позволява на екипите по човешки ресурси да идентифицират пропуските в уменията и да създават инициативи за целенасочено обучение, като гарантира, че служителите непрекъснато подобряват своите умения и допринасят за растежа на компанията.

18. Централизирано управление на документи  

HRIS системите осигуряват централизирано хранилище за важни документи, като договори за назначаване, атестации и сертификации. Това не само намалява бумащината, но също така гарантира, че всички критични документи са лесно достъпни, когато са необходими.

19. По-добро управление на производителността  

Управлението и проследяването на представянето на служителите е опростено с HRIS. Той позволява определяне на цели за изпълнение, редовна обратна връзка и оценки на изпълнението. Тази прозрачност при атестирането може да мотивира служителите да се отличават и да приведат усилията си в съответствие с целите на компанията.

20. Подобрено разнообразие и приобщаване на работната сила  

HRIS може да помогне на МСП да проследяват показателите за многообразието и въвеждането на новопостъпили служители, като демографски данни за пола и етническата принадлежност в рамките на организацията. Тези данни могат да помогнат за създаването на по-приобщаваща култура на работното място, което е все по-важно в днешното многообразно общество.

22. Глобално разширяване  

Ако вашето МСП има международни амбиции, HRIS може да помогне при управлението на HR процеси в различни региони и часови зони. Той помага да се гарантира спазването на различните трудови закони и културни различия, като същевременно се поддържат единни практики в областта на човешките ресурси.

23. По-добра обратна връзка от служителите  

HRIS системите често включват инструменти за провеждане на проучвания сред служителите и събиране на обратна връзка. Този ценен принос може да ръководи стратегиите за човешки ресурси и да подобри цялостното удовлетворение на служителите.

24. Подобрено отчитане и анализ  

HRIS системите предоставят надеждни възможности за отчитане и анализ. МСП в България или навсякъде по света могат да генерират персонализирани отчети за различни HR показатели, като допринасят за вземане на решения, основани на данни.

25. Подобрено благосъстояние на служителите  

HRIS може да поддържа благосъстоянието на служителите чрез проследяване на фактори като работно натоварване, нива на стрес и баланс между професионалния и личния живот. Тези данни могат да доведат до корекции в политиките и практиките в областта на човешките ресурси за насърчаване на по-здравословна работна среда.

Защо вашето МСП се нуждае от информационна система за управление на човешки ресурси - да завършим с…  

Ползите от внедряването на HRIS за вашето малко и средно предприятие са многостранни и широкообхватни, както вече видяхме. Той оптимизира процесите по човешки ресурси, подобрява ефективността и гарантира законово съответствие. Наред с вземането на решения, базирано на данни, той предлага възможности за самообслужване и най-важното, адаптира се към растежа на вашата организация. Спестяването на разходи и подобрената ангажираност и задържане на служителите могат да го променят играта за МСП, които търсят устойчив успех в конкурентна бизнес среда.

За да разберете как можем да помогнем на вашия бизнес в България или по света, Регистрирайте се днес  за достъп до нашите БЕЗПЛАТНИ основни модули.