Преди да подновите договора за HR софтуер - Практичен преглед за развиващи се компании

Прегледайте разходите, използваемостта, контрола на достъпа и реалната полза от вашия HR софтуер, преди да подновите договора.

Подновяването на договор за HR софтуер лесно се превръща в поредната административна задача. Фактурата пристига, системата все още работи, а смяната ѝ изглежда като проект, за който никой няма свободно време.

И договорът се подновява.

Това може да е правилното решение. Позната система, която върши работа, защитава данните на служителите и има справедлива цена, си заслужава да бъде запазена. Но навикът понякога прикрива проблеми, които са станали част от ежедневието: неизползвани модули, ръчни заобиколни решения, неясни разходи и отчети, които отново се обработват в електронни таблици.

Предстоящото подновяване е добър момент да проверите дали софтуерът все още отговаря на нуждите на организацията ви днес.

Върнете се към причината за първоначалния избор  

Какво очаквахте да подобри системата, когато я избрахте?

Може би целта е била да замените таблиците за управление на отпуски. Може да сте търсили централизирани служебни досиета, по-надеждни отчети или по-прецизен контрол върху чувствителна информация. За някои компании непосредственият проблем е липсата на работещ процес за самообслужване на служители и мениджъри.

Запишете първоначалните цели и ги сравнете с начина на работа в момента.

• Кои проблеми бяха решени?
• Кои заобиколни процеси все още съществуват?
• Какви нови нужди се появиха с растежа на компанията?
• Кои екипи продължават да поддържат отделни записи извън системата?

Така оценката остава свързана с реалната работа. Дългият списък с функции няма особена стойност, ако системата не изпълнява задачата, за която е била закупена.

Проверете какво действително се използва  

HR платформите обикновено се разширяват с времето. Към плана се добавят модули, пакетите се променят, а функции, които са изглеждали полезни при покупката, може никога да не станат част от ежедневната работа.

Направете преглед с хората, които използват системата: HR екипа, мениджърите, служителите и финансовия отдел, когато е приложимо. Не е достатъчно дадена функция просто да е активирана.

• Използват ли служителите самообслужването, или изпращат заявления по имейл?
• Одобряват ли мениджърите през платформата, или HR екипът върши това вместо тях?
• Може ли да се разчита на отчетите без допълнителни корекции?
• Съхраняват ли се документите в системата, или споделената папка остава реалният източник на информация?
• Използват ли се платените модули достатъчно, за да оправдаят цената си?

Ниското използване невинаги е проблем на доставчика. Процесът може да е конфигуриран неправилно, обучението да е било прибързано или отговорността да не е ясна. Това също трябва да се установи преди подновяване. Понякога правилното решение е да подобрите настоящото внедряване, вместо да сменяте системата.

Изчислете пълния годишен разход  

Цената в офертата рядко показва цялата картина. Изчислете какво ще струва системата през следващите дванадесет месеца.

Включете:

• Основни такси за платформата
• Такси на служител или потребител
• Задължителни пакети и минимален брой лицензи
• Платени допълнения и интеграции
• Разходи за съхранение, поддръжка или обслужване
• Такси за внедряване, обучение и миграция на данни
• Очакваното увеличение на цената при промяна на броя служители
• Условията и разходите при намаляване на лицензите или прекратяване на договора

След това сравнете общата сума с реалното използване. Целта не е непременно да намерите най-евтиния продукт. Трябва да разбирате за какво плаща организацията и дали получената стойност е пропорционална на разхода.

Предвидимостта също има значение. Ако не можете да обясните как ще бъде изчислена следващата фактура, поискайте ясен отговор преди подновяването.

Оценете дали системата отговаря на настоящата ви структура  

Софтуер, избран за екип от двадесет души, може да се усеща съвсем различно, когато компанията достигне сто служители.

Растежът води до повече мениджъри, нива на отчетност, локации и работни графици. Отговорността се разпределя между повече хора, а достъпът до данните на служителите трябва да се контролира по-внимателно. Привидно прости процеси вече може да изискват различни правила и няколко нива на одобрение.

Проверете дали системата може да отрази:

• Дружествата, отделите и локациите ви
• Йерархията и отговорностите на мениджърите
• Различните работни графици и политики за отпуск
• Служители, външни изпълнители и други видове потребители
• Реалните процеси за одобрение
• Отчетите, необходими на HR, оперативните и финансовите екипи

Ако организацията трябва да изкривява структурата си, за да се вмести в софтуера, с времето това почти винаги води до допълнителна ръчна работа.

Тествайте достъпа до чувствителна информация  

Служебните досиета не са обикновени фирмени данни. Договори, адреси, възнаграждения и лични документи трябва да бъдат видими само за хората, които имат основателна причина да работят с тях.

Не приемайте общото уверение, че системата разполага с права за достъп. Проверете как работят те във вашата организация.

• Може ли достъпът да бъде ограничаван според роля, отдел или отговорност?
• Получават ли мениджърите необходимата информация, без да виждат несвързани поверителни записи?
• Управлява ли се достъпът до документи отделно от общия достъп до служебното досие?
• Съществува ли история на важните действия?
• Може ли достъпът да бъде променен навреме при смяна на длъжност или напускане?

Проверката трябва да използва реални потребителски роли, а не администраторски профил с неограничени права.

Вижте каква работа остава извън системата  

Един от най-ясните признаци за неподходящ софтуер е обемът работа, необходим около него.

Направете списък на таблиците, споделените папки, имейл кореспонденцията и ръчните проверки, които поддържат HR процесите. Част от тях може да са напълно разумни. Не е необходимо една платформа да прави всичко. Други обаче показват разлика между продукта, за който плащате, и начина, по който реално се извършва работата.

Обърнете специално внимание, когато информацията се прехвърля ръчно между системи или се проверява многократно. Това отнема време и увеличава вероятността записите да се разминават.

Както разгледахме в статията за скритата цена на разпокъсаните данни, несвързаните инструменти рядко се провалят шумно. Хората компенсират недостатъците им, докато допълнителната работа не започне да изглежда нормална.

Уверете се, че можете да получите данните си  

Преди да подновите, изтеглете информацията, която би ви била необходима при бъдеща смяна на системата.

Проверете дали файловете са четими, пълни и достъпни без специализирана помощ. Данните за служителите, отпуските, историята, отчетите, документите и одитните записи може да изискват различен подход. Не приемайте, че един общ файл съдържа всичко.

Попитайте и какво се случва след края на договора:

• Колко време ще запазите достъп?
• Кои данни могат да бъдат изтеглени?
• В какъв формат ще бъдат предоставени?
• Има ли такси за извличане или помощ при миграция?
• Кога доставчикът ще изтрие останалите данни?

Може да решите да останете, но възможността да напуснете по отговорен начин е част от оценката на всяка бизнес система.

Изяснете какво включва евентуалната смяна  

Смяната на HR софтуер изисква работа. Това само по себе си не е причина да подновите настоящия договор, но трябва да бъде отчетено при сравнението.

Преходът може да включва почистване на записи, съпоставяне на полета, конфигуриране на политики, тестване на права и обучение на мениджъри. Понякога историческите данни трябва да останат достъпни, дори ако към новата система се прехвърлят само актуалните записи.

Поетапният преход често е по-безопасен от едновременната смяна на всички процеси. Компанията може да започне със служебните досиета и отпуските, да тества процеса с малка група и след това да прехвърли допълнителни дейности.

Преди да изберете алтернатива, поискайте от новия доставчик да обясни:

• Кои данни могат да бъдат прехвърлени
• Какво трябва да подготви вашият екип
• Коя част от работата ще извърши доставчикът
• Какво е включено в абонамента
• Какво се заплаща допълнително
• Как ще бъде тестван новият процес преди пускане

Не приемайте обещание за „лесна миграция“, ако няма конкретен план.

Кога подновяването е правилното решение  

Смяната на софтуер създава разходи и временно натоварване. Ако настоящата платформа се използва пълноценно, има справедлива цена и може да поддържа следващия етап от развитието на организацията, подновяването вероятно е разумно.

Оставането е по-лесно за обосноваване, когато:

• Ежедневните процеси се изпълняват в системата
• Служителите и мениджърите я използват последователно
• На отчетите може да се разчита
• Правата за достъп следват реалните отговорности
• Разходите са ясни и пропорционални
• Поддръжката решава проблемите ефективно
• Организацията може да извлече данните си

Ако основният проблем е конфигурацията или обучението, поискайте от доставчика план за подобрение и се договорете как ще бъде измерен резултатът.

Кога си струва да разгледате алтернативи  

Прегледът не е задължително да започва с проект за смяна. Понякога той просто показва на кои въпроси трябва да отговори настоящият доставчик.

Има смисъл да разгледате други решения, когато няколко от следните проблеми остават нерешени:

• Разходите са трудни за прогнозиране или нарастват заради задължителни пакети
• Важна част от работата все още се извършва в таблици и имейл
• Мениджърите избягват системата, защото ежедневните задачи са тромави
• Правата за достъп са твърде широки или трудни за поддръжка
• Отчетите изискват постоянна ръчна корекция
• Организацията плаща за значителна функционалност, която не използва
• Договорът предлага малко гъвкавост при промяна на нуждите
• Доставчикът няма ясен план за нерешените проблеми

Сравнявайте алтернативите спрямо работата, която има значение, а не според броя функции на ценовата страница.

Използвайте този списък преди подновяване  

Преди да одобрите следващия договор, уверете се, че можете да отговорите на тези въпроси:

1. Какво трябваше да подобри системата, когато я избрахме?
2. Кои части от продукта се използват редовно от служители и мениджъри?
3. Какъв е пълният разход за следващите дванадесет месеца?
4. Кои платени функции или модули се използват рядко?
5. Отразява ли системата настоящата ни структура и процеси за одобрение?
6. Можем ли да контролираме прецизно достъпа до чувствителна информация?
7. Кои HR процеси все още зависят от таблици, имейл или споделени папки?
8. Можем ли да изтеглим необходимата информация при смяна?
9. Какво би било необходимо, за да подобрим настоящото внедряване?
10. Как би изглеждал реалистичен преход към друга система?

Отговорите дават по-добра основа за подновяване, предоговаряне или оценка на алтернативен продукт.

Кога HR Omni може да е подходящ избор  

HR Omni  е модулна платформа за управление на хора и работни процеси в развиващи се организации. Служебните досиета, отчетите, контролът на достъпа и останалите основни възможности използват една обща база от данни за служителите. Платените модули се активират поотделно, така че организацията не е длъжна да купува фиксиран пакет, за да използва Управление на отпуски, Работен дневник, Документи или Единен вход.

HR Omni няма да замени всяка HR платформа за всяка компания. Организации, които търсят цялостна система за подбор, управление на представянето, обучения или пълна обработка на заплати, може да имат нужда от функционалност, която в момента не е част от платформата.

HR Omni може да е подходящ, когато приоритетът е надеждна информация за служителите, управление на отпуски, контролиран достъп до документи, оперативни отчети и гъвкави права без задължителен софтуерен пакет.

Ако преглеждате настоящата си HR платформа преди подновяване, свържете се с нас  . Ще разгледаме процесите, които използвате днес, ще обясним какво може да покрие HR Omni и ще изчислим ясна цена, преди да решите дали смяната има смисъл.

Можете също да разгледате публикуваните цени на HR Omni  или да създадете безплатен акаунт  , за да се запознаете с основната платформа.