5 съвета за персонализиране на SaaS HRIS за вашия бизнес

Не всички платформи са универсални и възможността за персонализация е от решаващо значение. По този начин избраната система ще отговори на нуждите на вашия бизнес.

Софтуер като услуга (SaaS) на информационната система за човешките ресурси (HRIS) се превърнаха в основен инструмент за оптимизиране на процесите в областта на човешките ресурси за компании от всякакъв размер. Въпреки това, не всички платформи са универсални и персонализирането им, за да отговарят на нуждите на вашия бизнес, е от решаващо значение. В тази статия, като експерти по HRIS  , нашите софтуерни гурута ще проучат 5 съвета и добри практики за персонализиране на HRIS за вашия малък бизнес в България, Ирландия, Обединеното кралство или където и да е другаде по света. Така, че нека да разберем повече за това защо HRIS е толкова важен за вашето предприятие.

Значението на HRIS SaaS за малкия бизнес  

Според маркетинговия гигант Statista  , 32% от фирмите, редовно актуализират своите системи за човешки ресурси, което показва, че HRIS SaaS платформите промениха начина, по който малките предприятия управляват своите HR функции.

Тези базирани в облак решения предлагат набор от предимства, включително:

• Ефективност на разходите: Малките предприятия често имат ограничени бюджети, а SaaS решенията предлагат рентабилен начин за достъп до инструменти за управление на човешките ресурси без предварителни разходи, свързани с традиционните HRIS системи.

• Взможност за растеж: С разрастването на вашия бизнес, нуждите ви от човешки ресурси нарастват. SaaS платформите имат възможност за растеж, което ви позволява да адаптирате системата към вашите променящи се изисквания без значителни инвестиции в нов хардуер или софтуер.

• Сигурност на данните: Доставчиците на HRIS SaaS инвестират сериозно в сигурността на данните, като гарантират, че информацията за вашите служители е безопасна и в съответствие с разпоредбите за защита на данните.

• Достъпност: Базираните в облак HRIS решения позволяват отдалечен достъп, което е особено важно в днешните дистанционни и хибридни работни среди.

Така че, въпреки че тези предимства са привлекателни, ключът към оптимизирането на HRIS SaaS за вашия малък бизнес се крие в персонализирането.

Най-добри практики за персонализиране  

Нека видим повече детайли за 5 от най-добрите практики за приспособяване на тези платформи към вашите уникални нужди.

1. Започване със стандартни функции  

Започнете, като използвате стандартните функции на вашия HRIS SaaS. Персонализирането трябва да подобри и разшири тези функции, а не да ги замени. HRIS SaaS платформите са оборудвани с широк набор от стандартни функции, предназначени да покрият най-често срещаните HR нужди. Тези характеристики са основата, върху която можете да изградите персонализирана система за управление на човешките ресурси.

Ето защо е важно да започнете със стандартните функции:

Стандартните опции на вашия HRIS SaaS предоставят базова функционалност, която може да отговори на много от вашите изисквания за човешки ресурси веднага. Тази базова линия гарантира, че вашите HR процеси могат да продължат без прекъсване, докато се фокусирате върху персонализирането на системата, за да отговори на вашите допълнителни нужди.

Сега, как да се възползвате максимално от тези стандартни функции, преди да се задълбочите в персонализирането:

• Оценете вашите нужди: Преди да персонализирате, направете задълбочена оценка на вашите HR процеси и изисквания. Определете кои стандартни функции вече могат да отговорят на тези нужди. Например, ако трябва да управлявате времето и отсъствието на служителите, използвайте вградения модул за проследяване на времето, ако е наличен.

• Обучение на служители: Уверете се, че вашият екип по човешки ресурси и служителите са добре запознати с използването на стандартните функции. Това включва цялостно обучение и адаптиране, така че всеки да знае как да увеличи максимално полезността на тези функции.

• Стандартни работни процеси: Възползвайте се максимално от стандартните работни процеси за обичайни HR задачи. Тези работни процеси често отразяват най-добрите практики в управлението на човешките ресурси и могат да бъдат отправна точка за вашите процеси.

• Непрекъснато подобрение: Дори когато персонализирате своя HRIS, продължете да използвате стандартни функции за текущи процеси. Те могат да служат като шаблон за подобрение. Редовно оценявайте доколко те съответстват на вашите развиващи се нужди и правете корекции, когато е необходимо.

2. Приоритетизиране на мобилния достъп  

Напредъкът на цифровизацията направи възможна работата от разстояние и хибридна работна среда.

Според текущи правителствени данни  , 44% от служителите работят или от вкъщи, или хибридно.

Така, че е съвсем логично, че в една все по-мобилна работна сила, даването на приоритет на отдалечения достъп и гарантирането, че вашият HRIS е достъпен от смартфони и таблети, е от решаващо значение.

Модерната работна сила е в движение и мобилните устройства са се превърнали в незаменими инструменти както за служителите, така и за специалистите по човешки ресурси. Гарантирането, че вашият HRIS е удобен за мобилни устройства, вече не е лукс, а необходимост.

И така, ето как да дадете приоритет на мобилния достъп, когато персонализирате своя HRIS:

• Респонсив дизайн: Уверете се, че вашият HRIS има респонсив дизайн, който автоматично се адаптира към различни размери и ориентации на екрана. Това гарантира безпроблемна работа на различни мобилни устройства.

• Мерки за сигурност: При мобилния достъп сигурността е от първостепенно значение. Приложете стабилни мерки за сигурност, за да защитите чувствителните HR данни, достъпни чрез мобилни устройства. Функции като вход с биометрични данни и криптиране могат да подобрят сигурността на данните.

• Тестване на използваемостта: Преди да пуснете мобилен достъп до вашия персонализиран HRIS, направете задълбочено тестване на използваемостта. Ангажирайте служителите и персонала по човешки ресурси, за да гарантирате, че мобилният интерфейс е интуитивен и удобен за потребителя.

• Съвместимост между платформите: Уверете се, че вашето решение за мобилен достъп е съвместимо с различни мобилни операционни системи, като iOS и Android. Това гарантира достъп за всички потребители, независимо от техните предпочитания за устройства.

3. Автоматизиране на повтарящи се задачи  

Автоматизацията променя играта за отделите по човешки ресурси, особено в малките предприятия, където времето и ресурсите често са ограничени. Като изберете най-добрия HRIS за малки фирми  за автоматизиране на повтарящи се задачи, можете да постигнете множество предимства, които повишават ефективността и точността.

Ето как ефективно да автоматизирате повтарящи се задачи чрез персонализиране

• Анализ на процеси: Започнете с анализ на вашите съществуващи HR процеси. Идентифицирайте повтарящи се задачи, които могат да бъдат автоматизирани. Това може да включва създаване на работни процеси при назначаване, заявки за отпуск и изчисления на заплатите.

• Персонализиране на работния процес: Работете с вашия HRIS доставчик, за да настроите в системата специфични работни процеси и правила, които са в съответствие с вашите конкретни HR процеси.

• Интеграция: Уверете се, че автоматизираните процеси са безпроблемно интегрирани с други HRIS компоненти, като трудови досиета и проследяване на времето. Това позволява на данните да преминават безпроблемно между различните модули.

• Тестване и осигуряване на качеството: Тествайте автоматизираните процеси, за да сте сигурни, че функционират по предназначение. Тестването трябва да включва различни сценарии за идентифициране и отстраняване на проблеми.

4. Персонализиране на инструменти за анализ на данни  

Персонализирането на инструментите за анализ с HRIS (Информационни системи за човешките ресурси) е стратегически подход и е едно от важните предимства на HRIS за малки фирми. Започнете, като дефинирате ключови HR показатели и KPI, специфични за вашите бизнес нужди. След това конфигурирайте вашия HRIS, за да улавя и обработва съответните данни, като например процент на текучество на служители, преглед на ефективността и различни показатели за набиране на персонал.

Също така създайте персонализирани отчети във вашия HRIS, които са в съответствие с избраните от вас показатели.

Приспособете тези отчети, за да показват данни във формат, който са лесно четими и имат смисъл за вашата организация, като диаграми, графики или таблици. Това гарантира, че можете лесно да проследявате и визуализирате информацията, която има най-голямо значение за вземането на решения в областта на човешките ресурси. Внедрете известия във вашия HRIS, за да идентифицирате проактивно тенденции или аномалии в данните. Например, настройте известия за прекомерен извънреден труд или внезапни пикове в напускането на служители.

5. Персонализирайте повтарящи се задачи  

Автоматизирането на повтарящи се HR задачи чрез персонализирането на HRIS е от съществено значение за малкия бизнес, тъй като оптимизира ефективността, намалява грешките, гарантира последователност и осигурява гъвкавост за посрещане на техните уникални нужди.

Тази комбинация от автоматизация и персонализиране помага на малките предприятия да управляват ефективно своите HR функции, като в крайна сметка допринася за техния растеж и успех.

• Оценете работния процес на вашия HR: Започнете с идентифициране на повтарящите се задачи във вашия отдел HR, като назначаване, заявки за отпуск и обработка на заплати. Разберете текущия работен процес за тези задачи, за да посочите области, които могат да бъдат автоматизирани.

• Изберете HRIS решение: Изберете HRIS софтуер, който позволява персонализиране. Популярните опции включват BambooHR, Workday и ADP. Уверете се, че е с възможност за растеж и може да бъде пригоден към вашите специфични изисквания.

• Определете вашите изисквания: Ясно определете какво искате да персонализирате в HRIS. Обмислете фактори като процеси на одобрение, съхранение на документи, отчитане и интеграция с други софтуерни системи.

• Инструменти за персонализиране: Използвайте вградените инструменти за персонализиране, предоставени от избрания от вас HRIS. Това може да включва дизайн на формуляри, на работни процеси или възможности за скриптове. Персонализирайте полета, шаблони и структури от данни, за да отговарят на вашите нужди.

• Автоматизация на работния процес: Конфигурирайте работни процеси за конкретни HR дейности. Например, създайте работен процес при назначаване, който автоматизира събирането на документи, възлагането на задачи и известията за одобрение.

• Интегриране на данни:* Интегрирайте вашия HRIS с други използвани системи, като например вашия софтуер за заплати или инструменти за проследяване на времето. Това гарантира безпроблемен поток от данни и елиминира излишното им въвеждане.

• Тестване и валидиране: Тествайте внимателно персонализациите, за да сте сигурни, че работят по предназначение. Уверете се, че системата може да се справи с различни сценарии и изключения, които могат да възникнат по време на работа.

Персонализиране на HRIS SaaS за вашия малък бизнес – как можем да помогнем  

В заключение, персонализирането на HRIS SaaS за вашия малък бизнес не е просто опция; това е необходимост в днешния динамичен и конкурентен бизнес свят. Ползите от HRIS SaaS, включително рентабилност, възможност за растеж, сигурност на данните и достъпност, са неоспорими.

Истинската сила обаче се крие в персонализирането.

Като следвате най-добрите практики, посочени в тази статия, можете да отключите пълния потенциал на вашето HRIS SaaS решение. Започването със стандартни функции, приоритизирането на мобилния достъп, автоматизирането на повтарящи се задачи и персонализирането на инструментите за анализ на данни и работните процеси може да трансформира вашите HR нужди. Това персонализиране не е само за ефективност, но и за вземане на информирани решения, които движат вашия бизнес напред. Ние в Hromni.bg разбираме уникалните нужди на малкия бизнес в България, Ирландия, Обединеното кралство и извън тях. Нашите софтуерни гурута са тук, за да ви помогнат да се ориентирате в света на персонализирането на HRIS. С нашия опит можете да приспособите своя HRIS, за да се приведе в съответствие с вашите бизнес изисквания, като си гарантирате, че той остава гъвкав и отзивчив към вашите променящи се нужди. Като персонализирате вашия HRIS SaaS, вие не просто оптимизирате HR процесите; вие инвестирате в растежа и успеха на вашия малък бизнес.

Време е да се възползвате от силата на персонализирането и да изведете управлението на човешките ресурси на следващото ниво с HROmni.bg