Как се попълва Форма 76 - Данни, отсъствия и чести грешки

Практично ръководство за месечната присъствена таблица, данните за работно време, отпуски и болнични и проверките преди предаване към ТРЗ.

Преди да започнем, е важно едно уточнение. „Форма 76“ е наложено в практиката наименование за месечна присъствена таблица, а не действащ универсален държавен образец. Българското законодателство изисква работодателят да поддържа определени документи и данни за работното време, отпуските, извънредния труд, възнагражденията и осигуряването. То обаче не налага една обща месечна таблица с това име и еднакви кодове за всички работодатели.

Това означава, че конкретният вид на справката зависи от организацията, режима на работа и процеса с ТРЗ или счетоводството. Таблицата може да обобщава част от необходимата информация, но не заменя графиците, писмените разрешения за отпуск, болничните листове, ведомостите за заплати или осигурителните декларации.

Ако първо искате общо обяснение, прочетете какво представлява Форма 76. Тук разглеждаме практическата подготовка на месечната присъствена справка.

Какво изисква законът и какво е добра практика  

Няколко отделни изисквания стоят зад данните, които обикновено се обобщават във Форма 76:

• Разпределението на работното време се установява в правилника за вътрешния трудов ред съгласно чл. 139, ал. 1 от Кодекса на труда.
• При сумирано изчисляване на работното време работодателят утвърждава поименни графици. Според чл. 9а от Наредбата за работното време, почивките и отпуските те се съхраняват поне три години след края на периода.
• Платеният годишен отпуск се ползва в работни дни и с писмено разрешение от работодателя съгласно чл. 173, ал. 1 от Кодекса на труда.
• Извънредният труд се отчита в специална книга по чл. 149 от Кодекса на труда. Една месечна присъствена таблица не я заменя.
• Възнагражденията се начисляват във ведомости за заплати по чл. 128, т. 1 от Кодекса на труда. Форма 76 може да подпомага подготовката, но не е самата ведомост.
• Болничният лист и данните, подавани към НОИ, са отделни документи и процедури. Отбелязването на болничен в присъствената справка не е достатъчно само по себе си.

Следващите стъпки са практичен контролен процес. Те не представляват задължителен държавен формат.

Каква информация обичайно се проверява  

Съдържанието зависи от използвания образец, но месечната подготовка обикновено включва:

• Актуален списък на служителите
• Приложимия режим и разпределение на работното време
• Поименните графици, когато се прилага сумирано изчисляване
• Работните и почивните дни за периода
• Официалните празници
• Писмено разрешените платени отпуски
• Разрешените неплатени отпуски
• Болничните и останалите документирани отсъствия
• Датите, от които лицата реално са започнали или са прекратили работа
• Данните за действително отработеното време, необходими за приложимия режим и изчисляването на възнаграждението

Не копирайте кодове от случаен образец. Няма универсален официален набор от означения за документ, наречен „Форма 76“. Съгласувайте структурата и кодовете с човека, който обработва възнагражденията, като ги съобразите с нормативните документи и вътрешните правила на работодателя.

Подгответе основните данни предварително  

Проверете кои трудови правоотношения са активни през съответната част от месеца и от коя дата служителят реално е започнал работа или е освободен. Уверете се, че приложимото работно време и графиците са актуални.

При обичайна петдневна работна седмица отправната точка е различна от тази при работа на смени, непълно работно време или сумирано изчисляване. МТСП изрично посочва, че при сумирано изчисляване работодателят трябва да утвърди поименни графици за периода и да запознае служителите с тях преди започване на работа.

Официалните празници също трябва да се разглеждат спрямо конкретния график и това дали е положен труд. Не прилагайте един общ календар механично към всички служители.

Записвайте промените през месеца  

Добра практика е отсъствията и промените да се записват, когато възникнат, а не да се възстановяват по памет в края на месеца.

За всяко отсъствие проверявайте:

• Правното и вътрешното основание
• Началната и крайната дата
• Приложимия работен график
• Писменото разрешение или другия необходим документ
• Промени и прекъсвания след първоначалното записване
• Дали информацията е достигнала до отговорния за ТРЗ човек

Електронният процес може да намали търсенето по имейли, но не отменя проверката на документите и правилното правно третиране.

Как се проверяват работните дни и часове  

Започнете от режима на работното време и приложимия график. След това съпоставете планираното време с действително отработеното и с документираните отсъствия.

При сумирано изчисляване нормата се определя за целия отчетен период, който може да бъде по-дълъг от един календарен месец. Затова месечната присъствена таблица не трябва да се използва като заместител на поименния график и изчислението за целия период.

Когато има несъответствие между графика, отчетените часове и отсъствията, причината трябва да се изясни преди данните да бъдат използвани за възнаграждения или осигурителни декларации.

Повече за различните режими можете да прочетете на официалната страница на МТСП за работното време  и в нашата статия за отчитането на работното време.

За служители в хибриден режим вижте отделното ръководство за работата от вкъщи, изискванията на Кодекса на труда и практичното управление на дистанционните дни.

Как се проверява платеният отпуск  

Според МТСП платеният годишен отпуск се ползва в работни дни и с писмено разрешение от работодателя. При месечната справка проверете:

1. Има ли трайно писмено или валидно електронно разрешение.
2. Съвпадат ли датите с разрешения период.
3. Кои от дните са работни според графика на служителя.
4. Отразени ли са последващи промени или прекъсване.
5. Актуализирани ли са използваните и оставащите дни в документацията за отпуските.

Не превръщайте автоматично всички календарни дни между началната и крайната дата в дни платен годишен отпуск.

Как се проверява неплатеният отпуск  

Неплатеният отпуск е различен от платения и се разрешава по реда на чл. 160 от Кодекса на труда. Той може да има различно отражение върху възнаграждението, трудовия и осигурителния стаж.

Присъствената таблица само отразява периода. Тя не определя правното или осигурителното му третиране. За него използвайте документите за отпуска и проверка от компетентния ТРЗ, счетоводен или трудовоправен специалист.

Как се проверяват болничните  

Отпускът при временна неработоспособност се разрешава от здравните органи по чл. 162 от Кодекса на труда. Болничният лист и данните по процедурата на НОИ са водещите документи, а записът в месечната таблица ги отразява вътрешно.

Проверете:

• Съвпадат ли началната и крайната дата с болничния лист
• Преминава ли периодът в следващ месец
• Трябва ли вече записано друго отсъствие да бъде коригирано
• Предадени ли са необходимите данни и документи по установения процес

Не изчислявайте възнаграждение или обезщетение само по кода в таблицата. Актуалните формуляри и процедури са публикувани от Националния осигурителен институт  .

Какво да проверите при постъпване и напускане  

При служител, който започва или прекратява работа през месеца, използвайте датите, които имат значение за реалното начало и край на изпълнението по трудовото правоотношение. Дните извън този активен период не трябва автоматично да се отбелязват като обикновено отсъствие.

При напускане съпоставете ползвания и оставащ платен отпуск с документите и информацията, подадена към ТРЗ. Възможното обезщетение за неизползван отпуск се определя по Кодекса на труда, а не от самата присъствена таблица.

Месечна проверка като добра практика  

Този списък не е нормативно установен образец, а начин да намалите пропуските:

1. Сравнете служителите с действащите през периода трудови правоотношения.
2. Потвърдете режима на работно време и приложимите графици.
3. Проверете писмено разрешените, променени и прекъснати отпуски.
4. Съпоставете болничните с представените документи.
5. Проверете смените, непълното работно време и периодите, които преминават в следващ месец.
6. Съпоставете работните дни и часове с графика и останалите записи.
7. Предайте на ТРЗ необходимата справка и съпътстващите документи според договорения процес.

Определете кой носи отговорност за финалната проверка. Вътрешният срок може да улесни работата, но не трябва да отменя права или да противоречи на законовите процедури за представяне и обработка на документи.

Чести грешки  

Приема се, че има един задължителен образец  

Действащото законодателство не налага универсална таблица с наименование „Форма 76“. Проверете кои отделни записи сте длъжни да поддържате за конкретния режим на работа.

Един график се прилага към всички  

Това е особено рисково при смени, непълно работно време и сумирано изчисляване. Използвайте приложимия график за конкретния служител и период.

Разрешението за отпуск и справката не съвпадат  

Платеният отпуск се ползва в работни дни и с писмено разрешение. Промяна в датите трябва да се отрази и в документацията, не само в разговор или имейл.

Болничният се третира само като код  

Кодът в таблицата не замества болничния лист и процедурата пред НОИ.

Форма 76 се приема за достатъчна при проверка  

Контролните органи могат да изискват различни документи според случая, включително вътрешни правила, поименни графици, книга за извънреден труд, разрешения за отпуск и ведомости. Месечната справка е само част от общата документация.

Данните се събират едва в края на месеца  

Тогава HR, мениджърите и ТРЗ лесно работят с различни версии. Поддържането на записите при всяка промяна намалява нуждата от възстановяване на целия месец.

Как HR Omni помага  

HR Omni използва общи данни за служителите, работните графици, официалните празници и одобрените отсъствия. При генериране на Форма 76 системата взема предвид определените работни часове на служителя и записаните чрез Worklogs - Работен дневник  часове по проекти и задачи. Справката може да се генерира за цялата компания или за избран отдел.

Справката подпомага подготовката за ТРЗ, но не заменя задължителните документи, проверката на специфичните случаи или професионалната счетоводна и правна преценка.

Източници  

• Министерство на труда и социалната политика - Работно време 
• Министерство на труда и социалната политика - Отпуски 
• Кодекс на труда - Министерство на правосъдието 
• Формуляри и процедури на НОИ 

Информацията е проверена на 31 август 2026 г. Статията обяснява общия процес и не замества правна, счетоводна или ТРЗ консултация за конкретен случай.

Ако подготвяте месечната присъствена справка ръчно, разгледайте модула за управление на отпуски  и Worklogs - Работен дневник  . Можете също да заявете демонстрация  . Ще ви покажем как графиците, отсъствията и записаните часове участват в подготовката на Форма 76.