Работа от вкъщи в България - законови изисквания и управление

Какво изисква Кодексът на труда за работа от вкъщи и как HR екипите управляват заявки, одобрения, календари и отчети в един процес.

Когато една компания позволява работа от вкъщи, HR трябва да реши два различни проблема. Първият е как режимът да бъде уреден според Кодекса на труда. Вторият е как дистанционните дни да се заявяват, одобряват, показват в календара и включват в отчетите.

Неформалното одобрение от мениджър не е достатъчно. Без общ процес информацията остава в имейли, чатове и отделни таблици, а в края на месеца HR трябва да установява кой е работил дистанционно и как е отчетено работното време.

За работодателя практичното решение започва с правилните документи и продължава със система, която свързва заявката, одобрението, видимостта за екипа и отчетността.

Как изглежда работещият процес  

За повечето HR екипи и работодатели целта е ясна: дистанционният ден трябва да бъде предварително заявен, одобрен и видим за хората, които планират работата на екипа. След това данните трябва да могат да се използват за проверка и отчет, без повторно въвеждане.

В HR Omni служителят заявява ден с персонализирания тип „Работа от разстояние“, а прекият мениджър го одобрява. Одобрената заявка се показва в синхронизирания календар според предоставения достъп и остава достъпна за справки. Ако компанията използва Worklogs, записаните часове по проекти и задачи участват в подготовката на месечния отчет. Така HR, мениджърите и колегите работят с една и съща информация.

Какво е работа от разстояние според Кодекса на труда  

Кодексът на труда използва термина „работа от разстояние“. Според чл. 107з, ал. 1 това е форма за организиране на работа, която:

• Се извършва извън помещенията на работодателя
• Се изпълнява по трудово правоотношение
• Използва информационни технологии
• Преди изнасянето ѝ е била или би могла да бъде извършвана в помещенията на работодателя

Това определение обхваща обичайната работа от дома с компютър и интернет, когато същата работа може да се извършва и в офиса. Служителят продължава да работи и да получава трудово възнаграждение. Денят не е отпуск или почивен ден.

По правило работата от разстояние има доброволен характер. Работодателят може да я предложи, а служителят може да поиска такъв режим. Отказът на служителя да приеме предложено допълнително споразумение не може да води до неблагоприятни последици за него.

Чл. 120б предвижда отделно изключение при обявено извънредно положение или извънредна епидемична обстановка. Тогава работодателят може със заповед временно да възложи работа от разстояние без съгласието на служителя. В този случай се изменя само мястото на работа. Това не е редът за обичайното въвеждане на постоянен или хибриден режим.

Как се въвежда работа от вкъщи  

Условията и редът за работа от разстояние се уговарят в индивидуален или колективен трудов договор. Когато служител преминава от работа в офиса към дистанционна работа, чл. 107з, ал. 4 предвижда допълнително споразумение към индивидуалния трудов договор.

Законът позволява и смесен режим. Компанията може да договори определени дни в офиса и определени дни от разстояние или да установи условия, при които служителят заявява дистанционни дни.

Устното одобрение от мениджър или заявката в HR система не изменят трудовия договор. Софтуерният процес се използва за ежедневното прилагане на вече договорения режим.

Какво трябва да уредят документите  

Според конкретната организация договорът, допълнителното споразумение и вътрешните правила трябва да уредят приложимите въпроси за:

• Мястото или местата, от които може да се работи
• Условията за постоянен или смесен режим
• Работното време и времето за комуникация
• Начина за заявяване и одобрение на дистанционни дни
• Възлагането и отчитането на работата
• Оборудването, софтуера, свързаността и разходите по поддръжката
• Защитата на служебните данни
• Здравословните и безопасни условия на труд
• Реда за съобщаване на повреда, срив или трудова злополука

В трудовия договор може да се посочи повече от едно място на работа. По писмено искане на служителя работодателят може да промени мястото за не повече от 30 работни дни годишно, ако са спазени условията и редът, определени в договора и/или във вътрешните актове на предприятието.

Работно място, оборудване и безопасност  

Служителят осигурява работно място извън предприятието към датата, на която възниква или се изменя трудовото правоотношение. Той трябва да предостави на работодателя писмена информация за характеристиките на това място.

Работодателят предприема мерки работното място да отговаря на минималните изисквания за здравословни и безопасни условия на труд. Той предоставя информация за изискванията към помещението, организацията на работата, безопасността и работата с видеодисплеи.

По правило работодателят осигурява за своя сметка необходимото оборудване, консумативи, софтуер, техническа поддръжка, средства за комуникация, интернет свързаност и защита на данните. В индивидуалния трудов договор може да се уговори използване на собствено оборудване на служителя и да се определят свързаните с това права и задължения.

Как се отчита дистанционната работа  

Чл. 107з, ал. 9 изисква в договор или във вътрешни актове да има правила за възлагането и отчитането на работата от разстояние. Тези правила определят съдържанието, обема, постигнатите резултати и другите характеристики, които имат значение за отчета.

Чл. 107л, ал. 5 изисква действително отработеното време да се отразява ежемесечно в документ по образец, утвърден от работодателя. Служителят носи отговорност за достоверността на данните. Законът допуска времето да се отчита и чрез автоматизирана система, като при поискване служителят трябва да получи достъп до данните за своето отработено време.

Работното време се установява в индивидуалния трудов договор. В рамките на договорените условия служителят организира времето си, но трябва да бъде на разположение и да работи във времето, в което работодателят е в комуникационна връзка с трети лица. Междудневната и седмичната почивка остават задължителни.

Прилага се и общото право на изключване по чл. 154б. Служителят не е длъжен да отговаря на комуникация от работодателя по време на междудневната и седмичната почивка, освен при условия, уговорени в индивидуален или колективен трудов договор.

Когато информационна система се използва за възлагане и отчитане на дистанционната работа, чл. 107з, ал. 10 задължава работодателя да предостави писмена информация за вида и обема на свързаните с работата данни, които се събират, обработват и съхраняват.

От законово изискване към работещ вътрешен процес  

Документите създават правното основание. Ежедневният процес трябва да отговори на по-практични въпроси:

1. Как служителят заявява ден за работа от разстояние?
2. Кой има право да го одобри?
3. Къде остава записът за решението и периода?
4. Как HR и мениджърите виждат кой работи от офиса и кой дистанционно?
5. Как се съпоставят договорените и действително записаните работни часове?
6. Как информацията достига до човека, който подготвя месечните отчети и възнагражденията?

Ако отговорите са разпределени между имейл, чат, календар и електронна таблица, процесът зависи от ръчно прехвърляне на данни. Това е моментът, в който обикновено се появяват различни версии и пропуснати промени.

Как потребителите на HR Omni управляват дистанционните дни  

Потребители на HR Omni вече използват модула „Управление на отпуски“  , за да създадат персонализиран тип „Работа от вкъщи“ или „Работа от разстояние“.

Служителят заявява конкретните дни, а определен мениджър ги одобрява според правилата на компанията. Така решението, периодът и служителят остават свързани в един запис и HR не трябва да възстановява информацията от разговори в края на месеца.

Въпреки че настройката се намира в модула за отпуски, персонализираният тип се използва като организационна категория. Работата от разстояние не е отпуск и не трябва да се третира като такъв при определяне на правата на служителя или отчитането на труда.

Отчети за дистанционните дни  

Мениджърите могат да генерират отчет по персонализирания тип „Работа от разстояние“ за текущия период. Така могат да проверят и отпечатат за колко дни конкретен служител има одобрена заявка за дистанционна работа, без да събират информацията ръчно от отделни източници.

Видимост в календара  

Всички одобрени заявки се включват в календарната синхронизация на HR Omni. Според предоставения достъп прекият мениджър, HR и колегите могат да видят кой ще работи дистанционно и в кои дни. Планираният режим на работа на екипа остава видим и в използвания от компанията Google Calendar, Outlook или iCloud календар.

Отчитане на работните часове с Worklogs  

Модулът Worklogs - Работен дневник  позволява на служителите да записват отработените часове по проекти и задачи.

Повече за този подход можете да прочетете в статията за отчитането на работното време според закона и без натрапчив контрол.

При подготовката на месечния отчет HR Omni взема предвид определените работни часове на служителя и часовете, записани в Worklogs. Отчетът може да се генерира за цялата компания или за избран отдел. Това дава на HR и ТРЗ общ източник за проверка, без да превръща системата в инструмент за следене на екран или местоположение.

Къде се вписва Форма 76  

Дистанционната работа не се отбелязва като отпуск. При генерирането на Форма 76 HR Omni взема предвид определените работни часове на служителя и часовете по проекти и задачи, записани чрез Worklogs. Темата е разгледана подробно в статиите какво представлява Форма 76 и как се попълва Форма 76.

Практична настройка в HR Omni  

1. Уредете режима в трудовия договор или допълнително споразумение и във вътрешните правила.
2. Създайте персонализиран тип „Работа от разстояние“ в модула „Управление на отпуски“.
3. Определете кой може да заявява и кой одобрява дистанционните дни.
4. Уведомете служителите какви свързани с работата данни се обработват в системата.
5. Използвайте отчета по персонализирания тип, за да проверявате и отпечатвате дистанционните дни за текущия период.
6. Настройте календарната синхронизация и определете кой трябва да вижда одобрените дистанционни дни.
7. Ако използвате Worklogs, определете как служителите записват часовете по проекти и задачи.
8. Проверявайте определените работни часове, одобрените дистанционни дни и записаното време преди месечния отчет.
9. Генерирайте необходимата справка за цялата компания или за съответния отдел.

HR Omni поддържа заявяването, одобрението, видимостта и отчетността в един процес. Работодателят продължава да определя правилата за своята организация и да носи отговорност за договорите, безопасността и правилното прилагане на трудовото законодателство.

Подходящ ли е този процес за вашата компания  

Централизиран процес е особено полезен, когато:

• Компанията прилага хибриден режим
• Различни мениджъри одобряват дистанционни дни
• HR подготвя месечни данни за повече от един отдел
• Служителите отчитат време по проекти или задачи
• Информацията в момента се поддържа в имейли и отделни таблици
• Мениджърите и колегите трябва да виждат кога някой ще работи дистанционно

Ако организацията расте, броят на заявките и проверките расте с нея. Един общ процес дава на HR видимост, на мениджърите ясен ред за одобрение, а на служителите предвидим начин да заявяват дистанционна работа.

Следваща стъпка  

Първо уредете правното основание и вътрешните правила с подходящ трудовоправен специалист. След това настройте процеса така, че всяка заявка, одобрение и запис за работно време да остава на правилното място.

Заявете демонстрация на HR Omni  , за да видите как да организирате дистанционните дни, видимостта в календара и отчитането на работното време без отделни таблици.

Източници  

• Кодекс на труда, актуален текст в PDF - Министерство на труда и социалната политика 
• Кодекс на труда - Министерство на правосъдието 
• Министерство на труда и социалната политика - Работно време 
• Министерство на труда и социалната политика - Изменение на трудовото правоотношение 

Информацията е проверена на 31 август 2026 г. Статията представя общите изисквания на Кодекса на труда и не замества правна, счетоводна или ТРЗ консултация за конкретен случай.