Оптимизирано Управление на отпуските в СУ Иван Вазов

Автоматизиране на управлението на отсъствията за повишаване на оперативната ефективност в училище Иван Вазов

Предистория  

Училище “Иван Вазов”  е утвърдено учебно заведение в Стара Загора. В него работят над 100 учители, всеки от които играе ключова роля в изграждането на бъдещите поколения. При такъв огромен екип обаче ръчното проследяване, управление и обработване на заявките за отпуск се оказва трудна задача, която води до неефективност и недоволство сред преподавателите. Това се дължеше на тромавата документация, включваща сложни електронни таблици, досадни заявления за отпечатване на законови изисквания и неточности, които възникваха в резултат на ръчния процес. Тогава те се обърнаха към нас за решение, което да оптимизира процеса по управлението на отпуските им.

Решението  

Внедрихме нашия усъвършенстван софтуер за управление на отпуските  , предназначен да осигури контрол, прозрачност и ефективност при управлението на отсъствията на служителите. С функции като персонализирано изчисляване на платения отпуск (PTO), регулируем контрол на достъпа, разпоредба за дефиниране на официални празници и възможност за заявяване на половин ден, ние предложихме на училището цялостен подход за безпроблемно справяне с отсъствията.

Процес  

Първо, конфигурирахме контрола на достъпа съгласно йерархичната система на училище “Иван Вазов”, за да поддържаме целостта на данните и оторизацията на достъпа. След това бяха зададени официални празници според местния календар, за да се изключат при калкулирането на заявен платен отпуск на служителите. За да се съобразим с уникалното изискване на училището за гъвкавост, активирахме функцията за искане на половин ден заедно с други персонализируеми видове отпуск. Администрацията на училището намери за особено полезни персонализираните изчисления за платен годишен отпуск и възможноста за пренасяне на неползван платен отпуск, които предлагат прозрачност и справедливост при одобряването на молбите за ПТД.

Резултат  

След внедряването училището забеляза незабавни подобрения в управлението на отсъствията. Нашата система рационализира процеса на подаване на молби за отпуск, като напълно елиминира необходимостта от ръчно попълване на документи.

Изключителен акцент беше автоматизирането на отпечатването на заявленията, необходими за местното трудово законодателство, което беше голямо главоболие за училището. Това се обработваше директно чрез нашата система, като по този начин се облекчи административната тежест.

Освен това необходимостта от сложни електронни таблици за водене на документация беше напълно премахната, тъй като нашият софтуер предлагаше информационни табла в реално време. Това направи проследяването и отчитането лесно, точно и най-важното - удобно за потребителя.

Заключение  

С използването на нашия интегриран софтуер за управление на отсъствията училище “Иван Вазов” рационализира управлението на отсъствията на учителския състав, спестявайки време и ресурси, които могат да бъдат насочени повече към преподаването и по-малко към административни задачи. Този случай е доказателство за положителното въздействие, което автоматизацията и интелигентните технологии могат да окажат върху управлението на институциите.

Ако и вие искате да оптимизирате процесите по заявяване и управление на отпуските можете да го направите като се регистрирате блезплатно  още сега.