Киберсигурност при управление на отпуските на служителите

Научете как да управлявате данните на Вашите служителите по- сигурно и да спазвате регулациите с повишина киберсигурност във вашата организация.

Разбирането на законовите изисквания е от голямо значение в днешни дни, особено когато става въпрос за управление на отпуските. Системите, които съхраняват лични данни, са изложени на сериозни рискове и пропуски, които могат да доведат до големи предизвикателства както за вас, така и за вашите служители. Но защо са толкова важни регулациите за киберсигурност и защо трябва да Ви интересуват?

Сигурност в управлението на отпуските  

Сигурността означава спазване на закони и регулации, които защитават чувствителната информация, като личните данни. Управлението на отпуските съдържа важна информация за служителите като здравни досиета, данни за отсъствие по болест и друга лична информация. Компаниите трябва да осигурят защитата на данните на служителите си, и да предотвратят неоторизиран достъп, аналогично на заключен сейф при съхраняване на ценности. Когато чувствителни лични данни или здравна информация не са правилно защитени, те биват изложени на риск от пробиви и неправомерна употреба. Такива пробиви могат да имат сериозни последици, които засягат както служителите, така и организацията.

Киберсигурност в ЕС и регулации при управление на служебните отпуски  

Когато става въпрос за сигурна и отговаряща на изискванията система за управление на отпуските  , съществуват няколко регулации, които предоставят насоки за това как трябва да се обработват данните на служителите. Ето преглед на най-важните от тях:

• Акт на ЕС за киберсигурността: Този регламент допринася с ролята на ENISA (Агенцията на Европейския съюз за киберсигурност) за киберполитиката и помага в подготовката за бъдещи киберпредизвикателства в ЕС.
• **GDPR (Общ регламент относно защитата на данните):**GDPR е най-комплексният закон за защита на данните в Европа. Той регламентира как могат да се обработват и предават личните данни на жителите на ЕС, включително данните на служителите, използвани в системите за управление на отпуските.
• Директива NIS2: Тази директива се фокусира върху високите стандарти за киберсигурност в целия ЕС, насърчавайки правителствените органи да наблюдават киберсигурността в собствените си страни, като същевременно си сътрудничат и помежду си.

Рискове при неспазване на регулациите  

Пренебрегването на тези регулации може да има сериозни последици. Представете си загуба на лични данни на служители в резултат на кибератака. Потенциалните негативи включват:

• Финансови загуби: Глобите за нарушаване на регулациите могат да бъдат значителни, а разходите за съдебни дела или възстановяване на данни допълнително увеличават тежестта.
• Нарушена репутацията: Нарушение на данните може да доведе до загуба на доверие сред служителите и кандидатите за работа, което влияе върху наемането и задържането на персонала.
• Оперативни нарушения: Одитите или разследванията, свързани с неспазване на изискванията, могат да забавят ежедневните операции и да изразходват ресурси.

Инструменти за киберсигурност  

Сигурното управление на отпуските изисква внимателен контрол върху това кой има достъп до съответната информация. HR Omni Solutions използва контрол на достъпа, базиран на роли (RBAC) за да гарантира, че само упълномощени лица могат да преглеждат или редактират специфични данни. Това помага да се защити поверителността на служителите и да се осигури съответствие с регулациите за защита, водейки до сигурно и ефективно управление на отпуските.

Как RBAC защитава чувствителните данни на служителите?  

1. Ограничаване на достъпа до чувствителна информация

С RBAC само упълномощен персонал има право на достъп до лични или поверителни данни в зависимост от тяхната роля. Например:

• Администраторите могат да преглеждат и редактират всички записи за отпуск на служителите.
• Администратори с права само за преглед могат да виждат данни за отпуските, но не могат да създават или променят тези данни.
• Служителите могат единствено да преглеждат и редактират своите собствени заявки за отпуск.

Този контролиран достъп ограничава излагането на данни и намалява риска от неупълномощен достъп.

2. Повишаване на сигурността на данните

RBAC минимизира риска от изтичане на данни, като ограничава достъпа на потребителите само до необходимото. Дори ако потребителски акаунт бъде компрометиран, киберизмамниците ще имат достъп само до данните в рамките на разрешенията за тази роля, което ограничава потенциалните щети.

3. Съответствие с регулациите

Със законодателства като GDPR, наличието на система като RBAC показва, че вашата организация има ясен контрол върху достъпа до данните на служителите. HR Omni Solutions Ви помага да поддържате сигурността на данните, като проследява и управлява разрешенията, за да защити поверителността на служителите.

4. Управление на достъпа

Когато нови служители постъпват на работа, променят своите роли или напускат, RBAC опростява актуализирането на техните нива на достъп. Всички права на достъп до информация могат да бъдат променяни с минимални административни усилия, което гарантира сигурно съхранение и боравене с лични данни.

5. Разпределянето на задълженията

RBAC подпомага разделянето на задълженията, като назначава отделни роли за различни задачи. Например, служител, който одобрява заявки за отпуск, е различен от този, който управлява заплатите. Това разделение намалява риска от грешки и злоупотреба с данни.

Киберсигурност за управление на отпуските  

HR Omni Solutions включва няколко вградени функции, които осигуряват защита на данните и съответствие:

1. Дефиниране на роли и разрешения Ролите и разрешенията се определят на база длъжностните функции, което гарантира, че достъпът се предоставя само когато е необходим.

2. Защита с пароли Нашият софтуер налага строги правила за пароли, добавяйки допълнителен слой сигурност за чувствителните данни за отпуските. Освен това никога не съхраняваме или виждаме пароли на потребителите в текстов формат, което гарантира, че паролите остават криптирани и защитени по всяко време.

3. Единен акаунт (SSO) HR Omni Solutions поддържа SSO, което позволява на служителите да влизат, използвайки текущите си данни за достъп, за повече сигурност и удобство. Настройте SSO за минути и увеличева киберсигурността:

   • Настройка от администратор: Администраторите могат да активират SSO, като потвърдят своя работен домейн.
   • Автентикация: Служителите могат да използват своите Google или Microsoft работни акаунти за сигурна автентикация.
   • Моментален достъп: След успешна автентикация, служителите автоматично влизат в HR Omni Solutions без допълнителни стъпки.

Обобщение  

В HR Omni Solutions предлагаме решения за сигурно управление на отпуските, които приоритизират както съответствието с регулациите, така и защитата на данните. Нашата платформа използва RBAC, за да гарантира, че само упълномощени лица имат достъп до чувствителните данни на служителите. Освен това налагаме строги правила за пароли, предлагаме Единно вписване (SSO) и позволяваме персонализирани разрешения, за да Ви дадем пълен контрол върху достъпа. Съответствието в управлението на отпуските не е само за изпълнение на правни изисквания, но също така и за защита на поверителността на служителите и осигуряване на гладка работа.

Започнете да използвате нашето защитено управление на отпуските  днес и не забравяйте да посетите нашия блог за още новини.