Настройки на модул Отпуски

Как да навигирате и настроите модула Отпуски?

Ефективното управление на отсъствията на служителите е важно за всяка организация. За да направим този процес по-гладък, това ръководство ще ви предостави основни настройки и опции за управление на отпуските, които ще опростят задачите, свързани с отсъствията на служителите във фирмата ви.

Влезте в системата за управление на отпуски.

За да започнете, влезте в системата за управление на отсъствията на вашата организация, използвайки своите данни за вход. След като сте влезли успешно, следвайте тези стъпки:

Влезте в Настройки

Потърсете “Настройки” в менюто “Отпуски”. Натиснете върху него, за да достъпите настройките за отпуски. Докато сте в менюто с настройки, следвайте тези стъпки:

1. Параметри  

Тук ще видите две ключови опции: “Работно време служители” и “Понеделник до петък”. Тези настройки предоставят гъвкавост в управлението на отсъствията, настройвайки системата спрямо работния график на фирмата.

Съществуват две опции, където :

1.1 Работно време служители: Тази опция изчислява кои са работните дни на служителя, базирано на работния график, както е настроен в служебните данни на потребителя. Тя взема под внимание дните и часовете в, които служителя е на работа. Например, ако стандартно графика е настроен от понеделник до петък, от 9:00 до 17:00, тази настройка подсигурява, че точно този график ще се вземе под внимание при изчисляването на отпуск.

1.2 Понеделник до петък: Тази настройка третира понеделник до петък като стандартни работни дни за изчисленията за отпуск, независимо от индивидуалните работни часове и дни на всеки служител. С други думи, опростява процеса по изчисляване и пренебрегва уникалните работни дни и часове на всеки служител. Особено подходяща е когато повечето служители работят на стандартна “понеделник до петък” работна седмица.

Запазване на промените: След като сте направили своя избор, не забравяйте да запазите промените като натиснете бутона “ЗАПАЗИ”

2. Видове отпуск  

Видовете отпуск се използват за категоризиране на различните видове отсъствия на служителите като болнични, неплатен отпуск, майчинство и т.н.. Създаването и персонализирането на различните видове отпуск ви помага да поддържате досието на служителите и подсигурява, че системата за управление на отпуските отговаря на политиките на компанията.

Как да създадем вид отпуск

1: Достъпване на настройките на системата за отпуски Влезте в системата за управление на отпуски. Навигирайте до “Настройки” и изберете секцията “Видове отпуск”.

2: Създаване на нов вид отпуск Огледайте се за бутона “+” и го натиснете. Това действие ще отвори модален прозорец за създаване на нов вид отпуск.

3: Попълване на детайлите за вида отпуск Попълнете необходимите полета:

3.1 Име: Въведете разбираемо име за вида отпуск. Например: “Отпуск по болест” или “Неплатен отпуск”.

3.2 Одобрение: Изберете между “Ръчно” и “Автоматично одобрение” за този вид отпуск: “Ръчно” изисква одобрението на администратор, докато “Автоматично одобрение” ще одобри автоматично заявката за отпуск щом бъде подадена от служителя.

3.3 Описание: Краткото описание на вида отпуск следва да изложи ясно причините и критериите за този конкретен вид отсъствие.

3.4 Платен отпуск: Изберете тази опция, ако дните на отсъствие на служителя, трябва да бъдат извадени от платените дни годишен отпуск

3.5 Скрий от календара: В тази стъпка имате опцията да маркирате определени видове отпуск, например болничен, като тайни, като ги скривате от календара на компанията. Те все още ще бъдат видими за служителите, които одобряват и мениджърите, но скрити за всички други служители на компанията.

3.6 Цвят: Задайте цветен код, за да бъде лесно разпознаване на различните категории отсъствия в календари и отчети.

4: Запазване на вида отпуск Когато попълните необходимите детайли, кликнете върху бутона “ЗАПАЗИ” в модалния прозорец.

Предимства от персонализирането на видовете отпуск

• Точно проследяване: Чрез категоризирането на отсъствията можете лесно да проследите и анализирате различните видове отсъствия на служителите, което улеснява планирането на човешките ресурси.
• Съответствие с политиката: Персонализирайте системата си за управление на отпуските, така че да се адаптира към конкретните политики и процедури на фирмата ви, гарантирайки съответствие и справедливост.
• Визуална отчетливост: Използването на цветни кодове и категоризация подобрява визуалната отчетливост, като улеснява идентификацията и управлението на различни видове отсъствия в календари и отчети.

3. Неработни дни  

Управлението на националните празници и неработните дни е важна част от управлението на отпуските. С правилните настройки за управление на отсъствията можете да улесните процеса на отчитане на празничните дни, като гарантирате, че те не се вземат от платения отпуск на служителите ви.

Добавяне на неработни дни: За да започнете, следвайте тези прости стъпки

Ръчно добавяне:  

Добавянето на неработни дни на ръка ви позволява да персонализирате списъка според вашите конкретни нужди, гарантирайки, че всички съответни празници се отчитат.

• Въведете датата на празника/неработния ден.
• Предоставете кратко описание на празника (например Коледа, Нова година, Рожден ден на фирмата).
• Натиснете бутона “ЗАПАЗИ”, за да потвърдите.

Добавяне по държави:  

Също така можете да спестите време и усилия, като автоматично изтеглите националните празници.

• Натиснете върху бутона “ПРАЗНИЧНИ ДНИ”.
• Ще се появи модален прозорец, който ви моли да въведете годината и държавата, за която искате да изтеглите националните празници.
• Отметката Ползвай езика на държавата се използва за описанието на празничните дни. Ако е избрана, ще се използва езикът на съответната държава за описанието им. Ако искате да изтеглите празниците на английски език, трябва да деактивирате тази опция.
• След като бъдат изтеглени, системата ще покаже всички празнични дни за избраната година и държава в лявата част на екрана, което ви позволява да преглеждате, редактирате или изтривате записите преди да ги запазите.
• Натиснете “ЗАПАЗИ”, за да добавите тези празници автоматично към календара на фирмата ви.

Тези настройки ще отразят точно неработните дни според изискванията на вашата фирма, като правят планирането на отпуски лесно и видимо както за служителите, така и за администраторите.

Заключение:

• Приспособяване на системата да отговаря на работния график на вашата фирма, било той индивидуален или следващ стандартна работна седмица от понеделник до петък.
• Категоризиране и управление на различни видове отпуск за точно проследяване и съответствие с политиката.
• Ефективно управление на празничните дни, предотвратявайки тяхното влияние върху платения отпуск на служителите.

Въпроси и отговори